x

La Gestión Documental en la estrategia de Gobierno Digital. Una perspectiva crítica desde su evaluación

La evaluación de la Gestión Documental en el Gobierno Digital constituye una necesidad; además, la misma se instituye como un reto debido al desarrollo de las iniciativas y procesos de la gobernanza digital.

Por cuanto, al ser los documentos un producto de la administración, la forma como se gestionen constituye un factor determinante en los procesos de la gestión de los documentos electrónicos y en la formación de los archivos físicos y electrónicos, así como en su acceso, consulta, conservación y preservación.

Desde esta mirada, se refleja que al ser los documentos un producto inherente a la actividad de los funcionarios públicos, toda vez que se encuentran inmersos en los procedimientos administrativos de cualquier organización, la evaluación del Gobierno Digital no puede desligarse ni sustraerse de la evaluación de las operaciones que se desarrollan entre el front office y en el back office de la administración electrónica.

En relación a ello, un análisis de los modelos de evaluación del Gobierno Digital permite identificar elementos comunes en los diferentes componentes de la evaluación. En este sentido, uno de los componentes tiene como eje central la evaluación de las interacciones (transacciones, trámites, servicios, operaciones) que ocurren en desarrollo de las funciones y procesos de los órganos y unidades administrativas de las entidades públicas. Este complejo tejido de operaciones se constituye en el medio a través del cual fluye (circula) la información y los documentos en cualquier entidad.

¿Qué métodos y técnicas se emplean en esta evaluación?

Este enfoque visualiza una mirada crítica y deficiente, debido a la ausencia de un Modelo de Evaluación para la Gestión Documental en el Gobierno Digital. Por este motivo, se toman como referencias las metodologías definidas en cada país o entidad para medir el propio Gobierno Digital. A partir de estas se identifican las interfaces documentales y las interfaces de información derivadas o inherentes a las cadenas de trámites sobre las cuales se centrará dicho análisis.

En relación con ello existen diferentes enfoques para realizar el proceso de evaluación, de acuerdo a los objetivos que se pretenda analizar o los objetivos del análisis.

Enfoques

  • Primer Enfoque: Aborda la evaluación centrada en el documento como objeto de estudio, que se denomina análisis docu-céntrico. Incluye, además, el análisis tecno-céntrico cuyo objeto son los sistemas electrónicos propiamente dichos en una doble dimensión, la documental y la informática.
  • Segundo Enfoque: Se realiza tomando como eje los objetivos de la evaluación. Este incluye tres tipos de análisis: análisis correlacional, análisis de impacto y análisis transaccional, este último se puede dividir en dos tipos: análisis transaccional blando y análisis transaccional duro. El análisis puede ser integrado si incluye los dos anteriores.

El Gobierno y la Administración Pública, en cualquier nivel, deben asumir la implementación y evaluación del Gobierno Digital como un elemento central dentro de los planes y estrategias de desarrollo.

Desde el Gobierno Digital, la Gestión Documental tiene gran impacto, pues desde la realización de los procesos de gobernanza digital intervienen los enfoques y patrones que miden la incidencia de la misma.